Reflections on how (not) to apply to a job position

João Gomes Mota, manager of Albatroz Engineering

Preamble

After reading thousands of introduction letters and curriculum vitae (CV) or resumes, anyone can notice there are commun elements that keep appearing and are used as references for reading and evaluating applications.

In my case, as an electrical engineer specialised in robotics, I'm tempted by training to regard this issue as a pattern matching problem and I use tools that are similar to the ones in my "trade". And, as I'm doing it, positive and negative halmarks influence my reading and evaluation in what it will lead to the next stage: send additional questions to applicants and, eventually, schedule an interview.

This page summaries my reflections on this subject and I would like to share them with the reader to optimise your application, to Albatroz Engineering or other institutions.

You should be aware that I don't intend to establish an universal standard, valid to all professional environments, although some of the notes look like common sense, but I can assure that if applicants to Albatroz Engineering follow these rules their prospects will improve, at least while I stand as manager since I read all applications, although I no longer manage to reply to all of them.

The text is organised in themes or main questions and, within each theme, I deal with specific cases. Since there are many texts (some of them mentioned on the right) dealing with this subject, I only mention those that look more important, either because there are insuficient warning or because applicants seem to keep choosing the worst options.

1. What's the purpose of an application

(translation in progress)

Uma candidatura serve tão-só para assegurar uma entrevista. Com raríssimas excepções, não se contratam pessoas que não se conheça e, directa ou indirectamente, haverá uma entrevista presencial entre a(o) candidata(o) e a empresa.

Por isso, ao escrever uma candidatura deve ter-se presente que o objectivo desta se esgota na entrevista. O volume e a organização de informação enviada devem representar o melhor de cada candidato para suscitar na empresa ou recrutador a vontade de conhecer a pessoa por trás daquele resumo.

Pode valer a pena organizar um curriculo por hierarquia de temas em vez de escrever todas as entradas ao mesmo nível. Por exemplo, se um candidato tem um certificado de Alemão como língua estrangeira, merece ser indicado pela raridade que isso representa, mas já não valerá a pena indicar todas as acções de formação de um dia ou dois que se fez ao longo da vida.

Nesta orientação, a carta de apresentação ou motivação é muito importante porque lança pistas para o interior da(o) candidata(o) e mostra a pessoa por trás dos números e factos do currículo.

No caso da Albatroz Engenharia, como procedemos de forma muito artesanal, após a recepção das candidaturas e de uma primeira selecção com base nos currículos e cartas de apresentação, costuma haver uma ou várias sessões de perguntas por correio electrónico até à entrevista.

2. On-line or paper application ?

Decididamente, a via electrónica é preferível.

Para quem escreve é mais barata e mais rápida.

Para quem lê é mais fácil de arquivar, de pesquisar por palavras chaves, de passar a um colega.

Não me dedico a estudos de grafologia ou de personalidade e por isso não encontro qualquer valor acrescentado em cartas manuscritas. Talvez noutro meio sejam relevantes mas, em engenharia, não me parece.

2.1 File format

O Adobe PDF é claramente o formato mais usado e parece-me adequado à função. O formato PowerPoint Slideshow (PPS) também é aceitável embora algumas pessoas possam reagir mal por causa do número de páginas apresentadas. O HTML é usado por alguns amantes mais empedernidos dos computadores.

Eu desaconselho o uso do Microsoft Word porque nem toda a gente usa o programa Microsoft Word e há pessoas e sistemas de correio electrónico que rejeitam ficheiros de desconhecidos neste formato por causa dos vírus e macros. Já me sucedeu receber candidaturas com um mês de atraso porque tinham sido retidas pelo filtro de spam e vírus e só as detectei quando fui ao servidor de correio passar os olhos pelo filtro de spam antes de o apagar.

Notwithstanding, we keep opening every type file type/extension at Albatroz Engineering.

3. What should be in the application

3.1 Age?

Penso que a idade ou, melhor ainda, a data de nascimento, devem constar em todas as candidaturas. Há pessoas que receiam que publicar a idade prejudique as suas hipóteses. Admito que seja verdade em algumas empresas, não noto que o seja na Albatroz Engenharia.

Em qualquer caso, a empresa virá sempre a conhecer a idade dos candidatos e a omissão desta informação pode levar a empresa a ignorar a candidatura, passando à seguinte. Se uma empresa estiver na disposição de rejeitar um candidato por causa da idade, é muito provável que uma entrevista conseguida com a omissão dessa informação não seja bem-sucedida. Deste modo, ambas as partes poupam tempo e desilusões.

Penso que a probabilidade de alcançar uma entrevista promissora omitindo a data de nascimento é menor do que a probabilidade de perder um posto de trabalho porque a candidatura foi ignorada por falta da dados.

3.2 Photograph/portrait?

Sendo a engenharia a nossa área de recrutamento, as fotografias não são essenciais e a maioria das candidaturas não as trazem. Mas também não fazem mal (não me lembro de alguma vez ter baixado uma apreciação por causa de uma fotografia feia). E podem ser úteis ao ajudar-nos a reter uma face no meio de centenas de candidaturas. Penso que a maioria das pessoas é mais capaz de memorizar feições do que nomes; por isso eu diria que uma candidatura (e até um cartão de visita) deveriam trazer sempre uma fotografia.

Porém, nem todas as fotografias servem. A fotografia de uma candidatura deve ser semelhante à de um documento de identificação com uma proporção de retrato do tipo 3/4 ou 2/3 (ver as fotografias da nossa equipa). Mais abaixo, há ideias sobre as fotos a evitar.

3.3 Profiles at social networks?

Este é o exemplo daquilo que mesmo que os candidatos não ponham nas candidaturas, os leitores vão saber quando estiverem deveras interessados numa candidatura. Penso que ninguém perde tempo a procurar todos os candidatos na Internet mas quando aparece alguém interessante, esse é um passo obrigatório.

E às vezes as surpresas são muito desagradáveis...

Se o seu perfil não tem nada que a/o embarace numa entrevista, pode indicá-lo. Dá uma imagem mais colorida e pessoal e traz por vezes respostas a perguntas mais pessoais que é difícil fazer numa entrevista e pode até servir para lançar temas de conversa.

Mas se, pelo contrário, gosta de "party all night long" e se "detesta manhãs de segunda-feira", não vai querer partilhar isso com o potencial empregador antes de ser contratada/o.

3.4 Academic classifications?

Se forem extraordinariamente boas devem estar presentes (resumem "o melhor de cada candidato"). Caso contrário, devem ser guardadas para a fase das perguntas ou mesmo para a entrevista. Para a entrevista, deverá levar uma cópia das classificações por disciplina, para que tenha oportunidade de explicar quais as disciplinas que correram melhor e pior e porquê, e quais aquelas de que gostou mais e porquê.

4. Writing fort the recruiter/HR director

Quando uma pessoa se candidata a uma empresa deve tentar projectar-se para o lugar do destinatário na empresa que procura trabalhadores ou pode ser um recrutador intermédio.

Se a/o candidata/o souber de qual dos casos se trata pode orientar melhor os documentos enviados: uma empresa está interessada só no conjunto de funções pedidas enquanto um recrutador profissional pode estar a ler um currículo para uma oportunidade e a pensar noutras.

Também é importante projectar-se no destinatário a ler o currículo para perceber onde se deve pôr a ênfase: se uma pessoa trabalhou seis anos para a empresa X-soft em diversas funções, não vale a pena especificar os seis projectos e as quatro funções em que trabalhou, excepto se uma delas for muito melhor do que as restantes. Para o destinatário, essa pessoa esteve na empresa X-soft desde o ano N ao ano N+6, tudo o resto é filtrado.

Se acreditar que o destinatário tem conhecimentos específicos da área da oportunidade (por oposição a um departamento de recursos humanos que recebe tudo de todo o lado) pode valer a pena mostrar conhecimentos nas áreas a que ele seja mais sensível (mas não vale a pena, por exemplo, despejar o nome de 30 linguagens de programação que já se contactou na vida). Por exemplo, se estiver a concorrer, a uma vaga para desenvolvimento para a Estação Espacial Internacional vale a pena indicar que se frequentou um seminário sobre qualificação e teste de software para o espaço.

4.1 To use or not to use the "european CV template"

A maior parte das candidaturas que recebo segue este modelo. Parece-me um bom modelo mas está longe de ser o único.

Tem vantagens importantes, sobretudo para principiantes: as pessoas não se esquecem de nada e vem tudo organizado funcional e cronologicamente. No caso de carreiras mais longas tem o inconveniente da organização funcional se sobrepor à cronológica, o que dificulta a interpretação: se uma pessoa fez uma formação educativa em soldadura é útil que essa referência venha junto da actividade profissional associada e não após duas páginas de experiências profissionais.

A minha sugestão é a seguinte: se não souber como fazer, use o modelo europeu. Se achar que tem uma solução melhor, à qual não falta a informação do modelo europeu, use então a sua solução.

Note que ao modelo europeu falta a carta de apresentação ou motivação. Este pode ser o elemento mais importante da candidatura e é normalmente o mais eloquente sobre o candidato (apesar de alguns erros apontados mais abaixo).

5. What not to do

5.1 Apply to alien opportunities

Eu sei que o mercado de trabalho é difícil e que há falta de oportunidades. Sei também que há pessoas que, tendo aprendido e trabalhado numa área, podem ser eficazes noutras. Mas há limites: se se abre uma oportunidade para engenharia aeronáutica, um engenheiro mecânico poderá servir, mas nunca um licenciado em enologia ou um organizador de viagens aéreas para executivos.

O envio de currículos muito distantes das oportunidades acaba por desalentar os leitores e, de um modo geral, degrada a atenção que se dá às candidaturas. Cerca de 25% das candidaturas que leio em resposta a anúncios são completamente "ao lado" enquanto a percentagem de acerto é maior nas candidaturas espontâneas. Se eu poupasse esses 25% de tempo, teria mais oportunidade e boa vontade para realizar entrevistas, com benefício geral para os candidatos e para a empresa.

Por isso, peço o favor de não enviarem candidaturas só porque é fácil e barato.

5.2 Emphasise merits and capacities one can not show in an interview

Chegam-me dezenas de candidaturas de jovens recém-universitários com capacidade de liderança, gosto por trabalho de grupo, auto-domínio na resolução de crises, visão estratégica, alto sentido de responsabilidade, proactividade e muito mais talentos afins.

Ninguém vai contratar um recém-universitário e pedir-lhe isso. A menos que tenha sido militar ou voluntário da Cruz Vermelha em países inóspitos, ou já tenha uma carreira profissional anterior à universidade. Mais ainda, não é possível determinar essas características numa entrevista e as capacidades dos testes psicotécnicos são limitadas.

Essas características demonstram-se no trabalho e, quando se procura alguém com essas características, procura-se entre as pessoas que estão a trabalhar noutras empresas, com mais ou menos discrição. Em resumo, não vale a pena anunciá-las.

Há uma série de actividades não profissionais que os candidatos acrescentam: actividades desportivas, passatempos, voluntariado, actividade política ou associativa etc.. Não fazem mal algum estar lá, mas estão tão banalizadas que têm um valor muito reduzido. Dificilmente serão esses pontos a fazer a diferença numa contratação.

5.3 Write a generic introduction letter that looks like "tailor made"

Quando numa candidatura está escrito "concorro à vossa empresa porque ela é líder no seu segmento" eu leio "concorro à vossa empresa porque preciso do trabalho mas não sei o que fazem lá ".

Eu sei que é muito fastidioso mandar centenas de currículos para receber dezenas de respostas e quase todas negativas. Acredite-me, já passei por isso. Mas é totalmente descredibilizante fazer uma carta aparentemente personalizada mas escrita de forma a que sirva para todos os casos. Às vezes, este trabalho é menos perfeito e saltam à vista os erros: concorrer a uma start-up gabando a "reputação estabelecida no mercado" ou dizer que se procura a internacionalização quando a oportunidade se destina ao mercado nacional.

Por isso, se não quiser ou não puder enviar uma carta personalizada, é preferível usar uma carta mais simples, genérica, dizendo,

1. sou fulana(o) de tal,
2. com formação em X,
3. "experiência na área de Y" ou "recém-formado" (consoante o caso)
4. "procuro responder à vossa oportunidade" ou "candidato-me espontaneamente" (consoante o caso),
5. A minha experiência/feito/publicação mais relevante é Z.

5.4 Praise the company

É muito ridículo e descredibilizante ler cartas de apresentação cujos autores juram conhecer a empresa de nome, que ela é lider mundial no seu mercado, que é uma grande empresa, que sonham trabalhar lá desde miúdos, que tem uma rede mundial de delegações e depois a empresa em questão tem uma dúzia de pessoas e um escritório.

Mesmo que todos os elogios sejam verdadeiros e merecidos, o destinatário/recrutador sabe-o e não será por esse motivo que uma candidatura será preferida face às outras.

Só vale a pena enveredar por esse caminho se isso demonstrar conhecimento específico sobre a oportunidade ou a empresa. Por exemplo, ao concorrer para uma empresa de investigação em farmácia pode valer a pena dizer "embora a oportunidade seja para a área X, eu estou muito interessado na vossa empresa porque li sobre o registo da patente da família de moléculas para as doenças Y e gostaria muito de trabalhar nessa área porque participei no estudo alfa apresentado no artigo Z de que sou co-autor."

Volto ao ponto anterior: se não fôr viável estudar as empresas antes de mandar as candidaturas - e não se esqueça de as estudar antes da entrevista! - é melhor não inventar e manter uma carta sóbria. Mais vale parecer económico do que bajulador.

5.5 Use odd or awkward e-mail addresses

O primeiro contacto que tenho com uma pessoas que envia a candidatura electrónica é o endereço de e-mail. E pode ser muito negativo. Receber uma candidatura do sonhadornamontanha ou do pizzabuster é estranho mas pode aceitar-se com bonomia. Já aceitar candidaturas de virginightmare ou de jocasangrento ultrapassa o bom senso.

Por isso, recomendo que mesmo que tenha um "nick" inesquecível ou uma grande popularidade numa plataforma de jogos ou numa rede social, prefira um endereço normal como ana.oliveira89@...

6. The annoying details

6.1 File recording and naming

Nas candidaturas electrónicas, é muito frequente os nomes dos ficheiros virem organizados na perspectiva do autor, o que é um erro. É mais um caso de pensar no escritor em vez de pensar no leitor: cada candidato só tem um curriculo no seu computador e por isso "CV" chega como identificador. Pelo contrário, cada destinatário/recrutador tem centenas, senão milhares de ficheiros iguais. Ser capaz de os distinguir rapidamente pode ser a diferença entre um sucesso ou o esquecimento.

Se um candidato de nome João Silva chamar aos seus ficheiros CV.pdf e carta.pdf, presta-se a uma confusão muito maior do que se usar Joao-Silva-CV.pdf ou Joao-Silva-CV-portugues.pdf e Joao-Silva-carta.pdf ou Joao-Silva-CV-letter.pdf.

Além do mais, é mais fácil fazer uma busca em ficheiros ou bases de dados por Joao Silva do que por CV ...

É também importante notar que o uso de letras especiais (acentos, sinais) pode dificultar a procura dos ficheiros. Até há poucos anos a busca com espaços em arquivos de computador prestava-se a erros mas ultimamente a detecção de espaços está melhor.

6.2 Photographs

Nas candidaturas deve evitar-se usar fotografias demasiado divertidas, pelo menos na área de engenharia! Não é boa ideia mandar fotografias de corpo inteiro, ou em tronco nu com uma prancha de surf debaixo do braço ou de fato completo num casamento e de copo na mão.

Pode ser péssima ideia mandar as fotografias que se usam nas redes sociais! Um engenheiro que apareça a vomitar durante um fim de semana de concertos ou vestido de boneca de trapos não melhora em nada as suas perspectivas de recrutamento.

É boa ideia - e relativamente simples de executar com um computador - retirar os fundos demasiado coloridos quando a fotografia os tem. Se a sua melhor fotografia foi tirada na noite de Natal com a árvore de Natal por trás, então tente tirar a árvore para ficar só a alegria.

Sidenote for amateurs of digital photography: quem quer levar o trabalho até ao fim, retira o efeito dos olhos vermelhos da íris e os reflexos de flashes. Já vi fotografias que aparentemente estavam em jardins ao ar livre e que não tinham sombra na cana do nariz nem nos arcos supraciliares mas os olhos tinham caixas de luz de estúdio. Logo, eram (óbvias) fotomontagens!

6.3 Large files

Há pessoas que não sabem e outras que não notam, mas é muito frequente receber candidaturas com mais de 5Mb e sucede-me receber candidaturas com mais de 20Mb. Isto transborda qualquer caixa de e-mail e dificulta a gestão das candidaturas.

É muito raro justificar-se uma quantidade tão grande de dados. Só se justificaria para enviar um artigo científico importante ou um desenho técnico.

Porque é que acontece? Na maioria dos casos, resulta da digitalização de documentos ou assinaturas: os candidatos mandam os certificados de habilitações digitalizados ou uma assinatura digitalizada. Se o processo for feito com os parâmetros de impressão ou de fotografia, os ficheiros ficam enormes.

Por isso chamo a atenção para o tamanho de ficheiros a enviar.

Por vezes, quando sinto que faltam elementos relevantes para a avaliação, peço à(ao) candidata(o) para enviar artigos técnicos, apresentações e até filmes. Aí, já estou à espera de ficheiros muito maiores e o endereço de e-mail já está registado nos filtros de spam como um emissor legítimo e aceite e por isso já há menos rejeições.

6.4 Spelling errors

We receive a fair amount of applications with spelling and grammar errors in the CV documents and introduction letters. A spelling error is a stain in any application. If one can discard grammar and spelling errors from a foreigner applying to a position in Portugal, is hard to forgive from a Portuguese national.

To know more about the company

Missions and values

Summary of guidelines and culture of Albatroz Engineering .

Clients

List of clients and markets they operate in.

Corporate culture

What is expected from members of Albatroz Engineering's team.

How to prepare an application

European Curriculum Vitæ Model

At Europass site you'll find an English CV template that brings all curricula presented b EU citizens to a common format. Templates for other languages - more than twenty! - are also available.

Wikibooks: Preparing for an Employment Interview

This text covers what to do from the moment you're interested in a position to the first interview. Resumes and related documents are the core of the text.

RPI: Resumes

A thorough text from Rensselaer Polytechnic Institute (Connecticut, USA) on how to write a good resume (CV).